La Contraloría General de la República ha advertido que 2,9 millones de recetas médicas permanecen sin registrar en la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) debido a fallas en la integración del sistema ERP con el sistema de farmacia (SIFA).
La situación fue explicada este martes por la contralora Marta Acosta durante su comparecencia ante la Comisión Especial de Investigación de Presuntas Irregularidades en la CCSS en la Asamblea Legislativa.
Según Acosta, previo a la implementación del ERP, los sistemas institucionales permitían el control de inventarios, registraban la entrega de medicamentos y mantenían la trazabilidad contable del inventario.
Sin embargo, tras la activación del nuevo sistema, las farmacias dejaron de consultar stock.
«Las farmacias no pueden ver el stock de medicamentos en su sistema SIFA ni registrar todos los medicamentos entregados a los pacientes», dijo el contralor a los diputados.
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(Foto cortesía/Asamblea Legislativa)
Trazabilidad afectada
Acosta explicó que estas fallas obligaron a las unidades a retomar controles manuales y realizar pedidos con base en estimaciones, debido a problemas no resueltos en las interfaces del ERP.
Aunque en noviembre se emitió una medida condicional para volver a registrar pedidos como se hacía antes de su implementación, el problema estructural persiste.
«Como resultado, 2,9 millones de recetas permanecen sin registrar, el perfil farmacoterapéutico de los pacientes está desactualizado y se ha incrementado el uso de horas extras para compensar los registros manuales», mencionó el contralor.
Pagos atrasados
Asimismo, la interventora se refirió a los retrasos en los pagos a proveedores, los cuales atribuyó a un cambio en el modelo de pago que se realizó sin la preparación previa necesaria.
Antes de ERP, los pagos se realizaban de forma descentralizada y la mayoría de las facturas eran procesadas localmente por cada unidad.
Con el nuevo sistema, el proceso está centralizado en el Tesoro Nacional, pero aún funciona con mecanismos manuales.
«Las unidades deben enviar cada factura por correo electrónico y validar manualmente las cuentas por pagar antes de realizar el pago», explicó Acosta.
Según la Contraloría, esto provocó retrasos promedio de 57 días, riesgo de intereses y sanciones.
También contrataron personal adicional por alrededor de ¢1.340 millones y cargas masivas de facturas que afectan nuevamente la trazabilidad contable.
Alberto Quirós, vicepresidente de Qintess, empresa que implementó el ERP. (Foto cortesía/Asamblea Legislativa)
Respuesta de Qintess
Por otro lado, durante la comisión estuvieron presentes representantes de la empresa Qintess, encargada de la implementación del ERP, y aseguraron que las incidencias reportadas eran comunes en procesos de esta magnitud.
El vicepresidente de la empresa, Alberto Quirós, dijo que la sustitución de 13 sistemas por una sola plataforma implica una fase inicial con ajustes operativos.
«En este tipo de implementaciones, la fase inicial siempre genera incidencias, principalmente por el cambio en la forma de hacer las cosas», anotó.
Quirós defendió el uso del término «fase de estabilización», indicando que estos procesos implican la corrección de situaciones que se presentan tras la implantación del sistema.
«Sin fecha clara»
Aunque Qintess admitió que no hay una fecha exacta para completar la estabilización del ERP, Quirós indicó que, según la experiencia de la empresa, estos procesos pueden tardar entre seis meses y un año, o incluso más para algunos componentes.
La Contraloría, por su parte, reiteró que los problemas observados no responden sólo a ajustes normales, sino a fallas en las condiciones mínimas antes de su puesta en funcionamiento, que dejan expuestos los servicios y el control interno de la CCSS.
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