Durante la jornada laboral, a menudo existe el riesgo de meterse en ciertos hábitos y situaciones que han planeado más que la jornada laboral para no hacer las tareas planificadas. La mayoría de estas «trampas de tiempo» surgen de los comportamientos cotidianos, llevan la concentración y roban unos pocos minutos preciosos que se acumulan al final del día, lo que afecta tanto la productividad como los pozos personales.
Comprender cuáles son estas prácticas y cómo influyen en la gestión del tiempo es la clave para evitar que el día se extienda innecesariamente y restaure el control durante las horas de trabajo.
1. Conversaciones informales que continúan
Una de las razones más comunes para permanecer en el trabajo más tarde son las conversaciones improvisadas en la máquina de café que se convierte en largas conversaciones. Respectivamente El contó A Compañía rápida Kiki Ramsey, CEO de Institutos de entrenamiento de psicología positiva y diversidad«Las conversaciones de café rápido pueden convertirse fácilmente en conversaciones de 30 minutos»
El experto explica que es aconsejable programar estas interacciones como descansos conscientes para evitar este tipo de interrupción. Quédese con la persona con la que desea comentar algo para detener el café o un almuerzo planeado. De esta manera, se evita que afecten la concentración y la agenda laboral. De esta manera, el componente social se mantiene entre colegas que contribuyen al buen ambiente de trabajo sin alterar su propia productividad o la del resto de los compañeros de clase.
2. Mira un correo electrónico y eche un vistazo a los videos de gatito
Otra trampa común está en los descansos, que inicialmente son cortos y se convierten en largos tiempos de desvío. En este sentido, el uso ilimitado de dispositivos móviles es uno de los principales culpables para la pérdida de tiempo en la jornada laboral.
Ramsey recomienda establecer un temporizador o alarma para controlar estos descansos y asegurarse de que sean cortos. Las aplicaciones están diseñadas de tal manera que atraen su atención. Por lo tanto, no es extraño tomar el teléfono celular para consultar un correo electrónico y gastar videos de gatitos durante una hora. Mantener el control sobre estos momentos es importante para no entrar en la supervivencia voluntaria de las horas de trabajo.
3. Visite problemas personales durante las horas de trabajo
La teletrabajo ha borrado los límites de tiempo clásicos, lo que puede conducir a problemas personales presentes durante las horas de trabajo. Esto incluye llamadas, esfuerzos u otros procedimientos que llevan la atención del trabajo.
Aunque parece inofensivo, Ramsey señala que este tipo de distracciones influye en la concentración y expande el día más de lo necesario. «Aunque los límites entre el trabajo y el personal son borrosos, las llamadas o el personal RS pueden reducir la concentración y la productividad», dijo el experto.
La recomendación en estos casos es reservar ciertos bloques en la agenda semanal para abordar estos problemas o visitarlos antes o después de la jornada laboral. Esto ayudará a mantener la concentración y la calidad del trabajo y evitará que las interrupciones personales salgan más tarde.
4. La importancia de decir «no»
Aceptar tareas o responsabilidades puede cambiar sus propias prioridades y extender el plan de trabajo. Ramsey rechazó amablemente estas tareas que no cumplen con las responsabilidades asignadas y las envíen a la persona adecuada. Si esto no es posible, ingrese esta tarea en la planificación al día siguiente para evitar que afecte sus objetivos.
La falta de capacidad para establecer límites claros crea una sobrecarga que causa más tiempo para cubrir todo. Esta capacidad de decir «no» es uno de los mejores aprendizaje de millonarios como Elon Muschus o Warren Buffet.
Decir esta dificultad para decir «no» es una causa importante de la expansión no planificada de la jornada laboral, ya que lo obliga a agregar actividades adicionales a la rutina sin haber planeado tiempo para usted, lo que se extiende el día sin su propio trabajo que ofrece un valor real.
5. Micrognición innecesaria
Un factor que consume mucho tiempo es el monitoreo excesivo o la micrognición de lo que hacen sus compañeros de clase. «Monitorear demasiado las tareas de los demás es una pérdida de tiempo y crea un estrés innecesario, tanto para usted como para usted», dice Ramsey.
En su lugar, intente confiar en los procesos y solo ofrezca a compañeros de clase con menos experiencia si es necesario. El enfoque de sus propias tareas mejora la eficiencia general y evita la expansión del horario. Además, este tipo de gestión no solo retrasa el progreso de sus tareas, sino que también puede duplicar la carga de trabajo y crear un entorno de desconfianza que invierte más horas de las necesarias.
Estrategias para evitar estas trampas y restaurar su tiempo
Para no caer en estas «trampas de tiempo», el experto en productividad recomienda planificar las tareas de la semana por adelantado. Al menos lo más importante. «Tómese un tiempo el domingo para planificar su semana. No tiene que ser refinado. Simplemente puede ser una breve revisión de sus prioridades, proyectos y objetivos para la semana. Por lo tanto, si llega el lunes, comenzará en lugar de pasar parte de la mañana el lunes para pensar qué hacer primero», dice Ramsey.
Esta tecnología abre la posibilidad de una mejor gestión del tiempo, ya que pueden abordar las tareas y evitar distracciones causadas por la improvisación, el estrés o la urgencia final. Lo urgente y lo más importante no siempre va de la mano, sino el primero en el Ebere del segundo, lo que dificulta el progreso de los objetivos semanales.
Joe Galvin, director de investigación de VisiónLos consejos para los gerentes aseguran que establecer ciclos circadianos con las tareas que requieren una mayor concentración también es una forma de acelerar la ejecución de tareas. «Algunos empleados están atentos a la mañana, mientras que otros piensan mejor por la tarde», explica Galvin.
El ideal es reservar las tareas complejas y estratégicas para estos consejos de energía y los pequeños esfuerzos personales o las tareas que requieren menos concentración para irse por otros momentos.
Si determina cuándo está más concentrado o en el día del día, es más susceptible al aplazamiento, también lo ayuda a ser más eficiente si aborda las tareas diarias y termina en el tiempo asignado.
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Imagen | Sin obstáculos (Akram HuseynPresente Jakub żerdzicki))